Jak skutecznie zaplanować swój czas?

Niezależnie od wieku, wykonywanego zawodu czy płci większość z nas mierzy się z problemem odpowiedniej organizacji czasu. Nawet jeśli skrupulatnie zaplanujemy sobie dzień, i tak okazuje się, że nie zrobiliśmy wszystkiego, co chcieliśmy, a liczba godzin snu drastycznie maleje. Poniżej dowiesz się, jak prostym sposobem zwiększyć swoją efektywność.

 

Postaw na odpowiednie narzędzia i nośniki

Być może brzmi to jak największa oczywistość, jednak dużo łatwiej jest rozplanować nasz czas, jeśli posiadamy do tego odpowiednią przestrzeń oraz narzędzia. W związku z tym postaw na zakup dostosowanego do Twoich potrzeb kalendarza. Dzięki temu wszystkie mniej lub bardziej istotne zadania będziesz mógł zapisywać i odpowiednio katalogować. Poza tym kalendarz to również świetne miejsce na zapisanie planów pobocznych – urodzin i imienin znajomych lub daty większych świąt. Jednak jeśli sklepowe wersje nie są dla Ciebie, zawsze możesz postawić na swój własny projekt, który wydrukujesz w lokalnej drukarni. Natomiast dla zwolenników elektroniki polecamy kalendarz Google lub różnego rodzaju aplikacje, które sprawią, że wszystkie najważniejsze deadliny będziesz mieć w swoim telefonie.

 

Zacznij od najważniejszego

Kluczem do odpowiedniej organizacji czasu jest jasne określenie naszych priorytetów. Dzięki temu zyskamy pewność, że nasz główny cel zostanie osiągnięty każdego dnia. W związku z tym podziel swoje zadania na kilka kategorii – sprawy pilne, które nie mogą być odroczone, sprawy nieco mniej istotne oraz zadania, które mogą być przeniesione na kolejny tydzień. Następnie przyporządkuj zadania do odpowiednich dni.

Planuj z wyprzedzeniem

Chyba każdy z nas choć raz doświadczył przyspieszonego bicia serca na myśl o zapomnianym deadlinie. Aby uniknąć tego nieprzyjemnego uczucia, każdy miesiąc rozpocznij od wypisania wszystkich najważniejszych zadań. Konkretne deadliny przyporządkuj do ustalonych dat. W związku z tym, że lista naszych obowiązków stale się poszerza, w niedziele zaplanuj cały tydzień – wystarczy, że wypiszesz najważniejsze zadania bez konkretnych dat. Natomiast każdego wieczora skrupulatnie zaplanuj kolejny dzień. Pamiętaj, by nie zapełniać 100% swojego czasu –  musimy liczyć się z tym, że na naszej drodze pojawią się pewne nieprzewidziane aktywności, dlatego stosuj metodę 80:20  – 80% planujmy, a 20% zostawiamy wolne.

 

Podnieś swoją produktywność

Niestety dobra organizacja czasu nie polega wyłącznie na zaplanowaniu konkretnych czynności, ale także na ich wykonaniu. Właśnie dlatego dobrze jest zadbać o odpowiednie nawyki, które pomogą nam w jeszcze sprawniejszym osiąganiu założonych celów. Aby Twój dzień był jak najlepiej wykorzystany, odkryj, w których godzinach jesteś najbardziej produktywny. Wówczas będziesz w stanie jeszcze lepiej rozplanować swoje zadania – ich trudność dopasujesz do momentu największej aktywności. Poza tym postaraj się zrezygnować ze wszelkiego rodzaju rozpraszaczy. Po prostu zaplanuj czas na przyjemności – na przykład podczas przerwy na obiad.

 

Bądź uważny

Nie mamy tutaj na myśli wyłącznie uważności rozumianej jako precyzji, ale bardziej jako swego rodzaju otwartość umysłu. Chodzi o to, by z każdej wykonywanej czynności czerpać jak największą satysfakcję oraz przyjemność. Tym sposobem unikniesz ciągłego poczucia braku motywacji wynikającego z przepracowania oraz skupiania się wyłącznie na celu.